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Protection des données

1. Introduction

La Fondation suisse pour la culture Pro Helvetia (ci-après «nous») respecte la sphère privée des utilisatrices ou utilisateurs et des clientes et clients de ses sites internet. Cela signifie que nous nous engageons à traiter les informations que vous mettez à disposition avec un soin et un sens des responsabilités de chaque instant, en observant les clauses de confidentialité concernées et sur la base de la présente déclaration de protection des données.

Les offres que vous trouvez sur notre sites internet www.prohelvetia.ch sont soumises au droit suisse en matière de protection des données ainsi que, le cas échéant, au droit étranger applicable en matière de protection des données, en particulier à celui de l’Union européenne (UE) avec le règlement général sur la protection des données (RGPD).

2. Unité responsable

L’unité responsable du traitement de données à caractère personnel est:

Pro Helvetia
Schweizer Kulturstiftung
Hirschengraben 22
CH-8024 Zürich
Tel.: +41 44 267 71 14
privacy@prohelvetia.ch

Vous pouvez vous adresser par lettre, téléphone ou courriel à l’unité mentionnée ci-dessus pour toute demande concernant la protection de vos données personnelles.

3. Données à caractère personnel

Sont des données à caractère personnel toutes les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Sont ici concernés, par exemple, votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse, ainsi que toutes les données de référence que vous nous communiquez au moment de vous enregistrer et de créer votre compte client ou votre compte d’utilisateur, lorsque vous vous annoncez pour notre newsletter ou présentez votre candidature, ou encore dans le cadre du portail électronique de dépôt des requêtes myprohelvetia.

Ne sont pas concernées ici les données statistiques ou les données anonymisées que nous collectons par exemple lorsque vous visitez notre page Commandes et qui ne peuvent pas être mises directement en relation avec votre personne.

4. Bases légales et buts de la saisie des données

Nous traitons vos données à caractère personnel en premier lieu pour remplir nos obligations contractuelles et les obligations que la loi nous impose.

Toujours en conformité avec les bases légales mentionnées ci-dessus au sujet du traitement de données, nous traitons également des données répondant à des intérêts légitimes de notre part. Nous poursuivons ici des intérêts notamment économiques, légaux et idéels. Notre intérêt légitime est en particulier d’optimiser notre offre en ligne et nos sites internet.

Nous collectons et traitons ces données afin de permettre l’utilisation de notre site internet (établissement de la communication), de garantir durablement la sécurité et la stabilité du système, de faciliter l’optimisation de notre offre en ligne, et à des fins statistiques internes. Les adresses IP et le pays ne sont exploités qu’en cas d’attaque contre l’infrastructure de réseau du site internet et à des fins statistiques.

5. Newsletter

Vous ne recevez une newsletter de nous que sur demande expresse. Nous nous servons pour la diffusion de notre newsletter de la procédure dite de confirmation de l’option d’adhésion, ce qui signifie que nous ne vous enverrons une newsletter par courriel qu’après confirmation expresse de votre part que nous devons activer le service de la newsletter. Après réception de votre inscription, nous vous enverrons pour ce faire un courriel de confirmation vous priant de cliquer sur un lien qu’il contient pour confirmer que vous souhaitez recevoir notre newsletter. Si vous vous inscrivez à la newsletter, nous utilisons votre adresse électronique, avec votre accord, pour notre propre publicité tant que vous ne vous désinscrivez pas de notre newsletter. La désinscription est possible à tout moment, mais reste sans effet sur les opérations de traitement effectuées avant le moment où elle se produit. Nous avons le droit de charger des tiers du déroulement technique des mesures publicitaires et de transmettre vos données à cette fin. Il est toutefois exclu que nous transmettions vos données à d’autres fins sans que vous ayez donné votre accord pour cela.

6. Annonces d’offres d’emploi et candidatures

Nous publions à intervalles irréguliers des offres d’emplois par le canal de prohelvetia.ch et de bourses d’emplois en ligne. Nous vous donnons ainsi la possibilité de nous présenter votre candidature par courriel. Lorsque nous recevons de telles candidatures électroniques, ou également des candidatures spontanées, nous effectuons un enregistrement et traitement électronique des données concernant votre personne et votre candidature afin de mener à bien la procédure de candidature. Ces données peuvent être échangées, au sein du réseau de la Fondation (partenaires en Suisse et à l’étranger fournissant des prestations en lien avec la procédure d’embauche ou avec le poste lui-même) ou dans le cadre des antennes de la Fondation en Suisse et à l’étranger, et avec les ambassades suisses concernées à l’étranger, la poste, des entreprises de transport et d’autres prestataires de services similaires en Suisse et à l’étranger; des données peuvent également être transmises à ces mêmes sujets, et utilisées par eux.

Pour le processus de candidature, nous travaillons avec la solution d’e-recrutement d’Ostendis AG, CH-5706 Boniswil (UID : CHE-102.097.261), qui prend en charge le stockage des données relatives aux dossiers de candidature et propose des processus de traitement de ces données dans le sens d’un traitement des données de commande. Les données personnelles ne sont pas analysées en détail par des machines (profilage) et aucune procédure automatisée de traitement des données n’est utilisée pour la prise de décision (matching). Vous trouverez de plus amples informations et les directives de protection des données d’Ostendis AG sur www.ostendis.com.

Si la procédure de candidature débouche sur un contrat de travail, les données que vous nous avez communiquées lors de votre candidature sont sauvegardées dans votre dossier personnel afin d’assurer les processus d’organisation et d’administration habituels – et ce dans le respect des autres obligations légales.

En cas de rejet d’une candidature, les données qui nous ont été transmises sont effacées automatiquement treize semaines après la fin du processus de recrutement, sauf dans le cas exceptionnel où des dispositions légales imposent de les sauvegarder plus longtemps ou lorsqu’une sauvegarde plus longue est requise, par exemple jusqu’au terme d’une procédure judiciaire.

Si vous consentez expressément à une sauvegarde prolongée de vos données, par exemple afin de vous enregistrer dans une base de données de candidats, ces données continuent à être traitées conformément à votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment par le biais d’une déclaration à notre attention ayant effet pour l’avenir. Un courriel à humanresources@prohelvetia.ch suffit. Les opérations de traitement effectuées jusqu’à ce moment-là ne seront toutefois pas touchées par votre retrait.

7. Durée de la conservation des données

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire pour le respect des lois en vigueur, ou que nous le considérons comme approprié, ou que cela est nécessaire pour les raisons pour lesquelles elles ont été collectées. Nous bloquons ou effaçons vos données personnelles dès qu’elles ne sont plus nécessaires, et en tout cas à l’expiration du délai de conservation maximum prévu par la loi.

Vous pouvez à tout moment demander vous-même l’effacement de vos données à caractère personnel en nous faisant part de votre désir à l’adresse privacy@prohelvetia.ch. Nous y donnerons immédiatement suite dans la mesure où nous ne serons pas, pour d’autres raisons, notamment par des dispositions légales, tenus de conserver encore ces données, ou n’aurons pas besoin de ces données, par exemple pour faire reconnaître des droits.

Si vous consentez expressément à une sauvegarde prolongée de vos données, celles-ci continuent à être traitées conformément à votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment par le biais d’une déclaration à notre attention ayant effet pour l’avenir. Un courriel à privacy@prohelvetia.ch suffit. Les opérations de traitement effectuées jusqu’à ce moment-là ne seront toutefois pas touchées par votre retrait.

Notre portail de demandes vous donne par ailleurs la possibilité de présenter une demande de soutien dans différents domaines d’encouragement. Les données que vous nous communiquez en lien avec une telle demande sont utilisées exclusivement pour le traitement de votre requête et ne sont pas communiquées à des tiers non autorisés. Si nous acceptons votre demande, les données que vous nous avez communiquées avec celle-ci sont sauvegardées dans votre dossier de requête afin d’assurer les processus d’organisation et d’administration habituels – et ce dans le respect des autres obligations légales. Aux termes de la loi fédérale sur l’archivage, Pro Helvetia est tenue de conserver toutes les requêtes qu’elle a traitées quant au fond.

8. Transmission à des tiers

Nous ne transmettons vos données à caractère personnel à des tiers que si vous y avez expressément consenti, s’il existe pour cela une obligation légale, ou si cela est nécessaire pour faire reconnaître nos droits, notamment pour faire reconnaître des droits résultant de la relation contractuelle. Nous ne les transmettons par ailleurs à des tiers que dans la mesure où l’exécution du contrat le requiert. À cette fin, nous pouvons transmettre les données nécessaires à des prestataires de services extérieurs. Ces derniers utilisent vos données exclusivement pour exécuter leur mandat et pas à d’autres fins.

Les données peuvent en outre être échangées, au sein du réseau de la Fondation (partenaires en Suisse et à l’étranger en lien avec des requêtes) ou dans le cadre des antennes de la Fondation en Suisse et à l’étranger, et avec les ambassades suisses concernées à l’étranger, la poste, des entreprises de transport et d’autres prestataires de services similaires en Suisse et à l’étranger; des données peuvent également être transmises à ces mêmes sujets, et utilisées par eux.

Nous avons de plus le droit, pour défendre nos intérêts économiques, légaux et idéels (p. ex. pour des raisons de marketing ou pour améliorer l’offre en ligne), de transmettre vos données à des prestataires de services extérieurs. Pour ce qui est des outils logiciels, nous recourons aux services de Google Inc. («Google-Analytics»), Google Maps et Campaign Monitor. Les données collectées en lien avec l’emploi de ces logiciels outils peuvent être transférées à des serveurs aux États-Unis. Vous trouverez aux adresses suivantes de plus amples informations sur les données relevées et transmises:

Vous pouvez empêcher la saisie de données (votre adresse IP comprise) relatives à votre utilisation du site internet, le transfert de ces données aux entreprises ci-dessus mentionnées et leur traitement par ces entreprises en téléchargeant et installant des extensions de navigateurs bloquant les fonctions des outils logiciels utilisés, p. ex. https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr.

9. Droits des utilisateurs

9.1 Droit de retrait

Si, en utilisant le site internet, en déposant une requête ou en commandant des produits, vous nous avez donné votre consentement au traitement de données à caractère personnel, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Le retrait peut être adressé par courriel ou par lettre au point de contact cité au chiffre 2. Les effets du retrait sont limités au traitement de données à caractère personnel pour lesquelles il n’existe pas de motifs légaux autorisant leur traitement même sans votre consentement. Le retrait reste par ailleurs sans effet sur les opérations de traitement qui l’ont précédé.

9.2 Droits des personnes concernées lorsque le RGPD est applicable

Vous avez le droit:

  • d’obtenir l’accès aux données à caractère personnel vous concernant et que nous traitons. Vous pouvez obtenir des informations notamment sur les finalités du traitement, sur les catégories de données à caractère personnel concernées, sur les catégories de destinataires auxquels vos données ont été ou seront communiquées, sur la durée de conservation envisagée, sur l’existence d’un droit à rectification, à effacement, à limitation du traitement ou à opposition, sur l’existence d’un droit à introduire une réclamation, sur la source des données vous concernant si elles n’ont pas été collectées par nous, et sur l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage, ainsi que, le cas échéant, des informations utiles sur les détails de cette prise de décision;
  • d’obtenir que vos données à caractère personnel conservées chez nous soient, suivant le cas, rectifiées ou complétées dans les meilleurs délais;
  • d’obtenir l’effacement des données à caractère personnel vous concernant qui sont conservées chez nous, dans la mesure où leur traitement n’est pas nécessaire à l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information, pour respecter une obligation légale, pour des motifs d’intérêt public, ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice;
  • d’obtenir la limitation du traitement des données à caractère personnel vous concernant si vous contestez l’exactitude de ces données, si le traitement est illicite et que vous vous opposez à leur effacement, si nous n’avons plus besoin des données, mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou si vous avez fait opposition au traitement;
  • de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies à votre sujet dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou d’obtenir leur transmission à un autre responsable;
  • de nous retirer à tout moment le consentement précédemment donné. Ceci a pour conséquence que nous n’avons alors plus le droit de poursuivre à l’avenir le traitement de données qui reposait sur ce consentement;
  • d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

Si vos données à caractère personnel sont traitées sur la base d’intérêts légitimes, vous avez le droit de vous opposer à leur traitement s’il existe pour cela des motifs liés à votre situation particulière ou si votre opposition concerne des fins de prospection. Dans ce dernier cas, vous avez un droit général d’opposition, auquel nous nous conformons sans indication d’une situation particulière. Si vous désirez faire usage de votre droit de retrait ou d’opposition, un courriel à privacy@prohelvetia.ch suffit.

10. Données d’enfants

Dans la mesure où nous pouvons le vérifier, nous ne collectons et traitons des données à caractère personnel provenant d’enfants qu’avec l’accord de leurs représentants légaux. Les personnes de moins de 16 ans doivent demander l’accord de leurs représentants légaux avant de nous transmettre des données à caractère personnel. De manière correspondante, l’accès de notre site internet est par principe interdit aux personnes de moins de 16 ans sans l’autorisation de leurs parents. Il est en outre interdit aux personnes de moins de 13 ans de s’inscrire à notre newsletter, même avec l’autorisation de leurs parents.

11. Responsabilité pour les liens

Nous déclarons ici expressément que, au moment de la création des liens, aucun contenu illégal n’était reconnaissable sur les sites que nous allions mettre en lien. Nous n’avons aucune influence sur la forme actuelle ou future, les contenus ou la paternité des sites associés ou mis en lien. Nous nous distancions donc ici expressément de tous les contenus de tous les sites associés ou mis en lien qui ont été modifiés après la mise en lien. Ceci vaut pour tous les liens et renvois insérés sur notre propre site. Le seul responsable de contenus illégaux, incorrects ou incomplets, et en particulier de dommages résultant de l’utilisation ou de la non-utilisation d’informations présentées sur un site mis en lien est l’exploitant de ce site, et non qui ne fait que renvoyer à ce site par le biais de liens.

12. Utilisation de témoins de connexion

Afin d’améliorer notre éventail de produits, nous utilisons des témoins de connexion («cookies») sur nos pages internet. Un témoin de connexion est un petit fichier texte qui, lorsque vous visitez nos pages, est enregistré sur votre ordinateur. Un tel témoin ne peut contenir que des informations que nous envoyons nous-mêmes à votre ordinateur, il ne permet pas de lire des données privées. Si vous acceptez les témoins présents sur notre site, nous n’avons aucun accès à vos informations personnelles, mais nous pouvons identifier votre ordinateur à l’aide des témoins. Les témoins utilisés n’enregistrent pas de données à caractère personnel et leur technologie ne nous fournit donc aucun élément quant à votre identité. Ils produisent uniquement des informations pseudonymisées.

Pour gérer les cookies et les technologies similaires utilisées (« tracking pixels », « web beacons », etc.) et les consentements correspondants, nous utilisons l’outil de consentement « Real Cookie Banner ». Vous trouverez des détails sur le fonctionnement de « Real Cookie Banner » à l’adresse https://devowl.io/rcb/data-processing/.

La base juridique du traitement des données à caractère personnel dans ce contexte est l’art. 6 (1) lit. c du RGPD et Art. 6 (1) lit. f RGPD. Notre intérêt légitime est la gestion des cookies et des technologies similaires utilisées et des consentements correspondants.

La fourniture de données à caractère personnel n’est ni exigée contractuellement ni nécessaire à la conclusion d’un contrat. Vous n’êtes pas obligé de fournir les données à caractère personnel. Si vous ne fournissez pas les données personnelles, nous ne serons pas en mesure de gérer vos consentements.

13. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment la présente déclaration de protection des données. Si une modification de la déclaration de protection des données vous concerne, nous vous informerons de cette modification sous une forme appropriée. La déclaration de protection des données ne crée aucun rapport contractuel ou autre relation juridique formelle à l’égard ou sur mandat d’une partie.

Zurich, mai 2019

En cas de divergence entre la version française et la version allemande, la version allemande fait foi.