Datenschutzerklärung
Schweizer Kulturstiftung Pro Helvetia

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten ist:

Pro Helvetia
Schweizer Kulturstiftung
Hirschengraben 22
CH-8024 Zürich
Tel.: +41 44 267 71 14
privacy@prohelvetia.ch

Für Begehren im Zusammenhang mit dem Schutz Ihrer Personendaten können Sie sich brieflich, telefonisch oder per E-Mail unter der vorgenannten Stelle melden.

2. Allgemeines zur Datenbearbeitung

Die Schweizer Kulturstiftung Pro Helvetia (nachfolgend „wir“, „uns“ oder „Pro Helvetia”) respektiert die Privatsphäre der Nutzerinnen und Nutzer sowie Kundinnen und Kunden ihrer Internetpräsenz. Wir verpflichten uns, die von Ihnen bereitgestellten Personendaten jederzeit mit Sorgfalt und Verantwortungsgefühl sowie unter Einhaltung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu behandeln.

Die Angebote, welche Sie auf unserer Website finden, unterliegen dem schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) sowie der dazugehörigen Verordnung (DSV). Soweit Personen mit Wohnsitz in der Europäischen Union betroffen sind, kann ergänzend die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) zur Anwendung gelangen.

3. Kategorien von Personendaten

Wir bearbeiten folgende Kategorien von Personendaten:

• Stammdaten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit
• Kontaktdaten: Postadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Vertragsdaten: Kundennummer, Bestellhistorie, Zahlungsinformationen
• Gesuchsdaten (im Rahmen von Fördergesuchen): Projektbeschreibungen, Künstlerische Qualifikationen und Referenzen, Finanzdaten zum Projekt, Lebenslauf und Portfolio
• Bewerberdaten: Lebenslauf, Zeugnisse und Diplome, Motivationsschreiben, Referenzen
• Kommunikationsdaten: Inhalt der Korrespondenz mit uns, Newsletter-Präferenzen
• Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Cookie-IDs

Statistische oder anonymisierte Daten, die nicht mit Ihrer Person in Verbindung gebracht werden können, gelten nicht als Personendaten.

4. Zwecke der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Ihre Personendaten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der Website: Ermöglichung der Nutzung unserer Website, Gewährleistung der Systemsicherheit und Systemstabilität, Optimierung des Internetangebots, interne statistische Auswertungen
• Vertragsabwicklung: Bearbeitung von Bestellungen im Web-Shop, Abwicklung von Zahlungen, Lieferung von Produkten, Kundenverwaltung
• Fördergesuche und Projektunterstützung: Entgegennahme und Bearbeitung von Fördergesuchen über das Portal myprohelvetia, Prüfung der Förderwürdigkeit, Durchführung und Dokumentation von Fördermassnahmen, Erfüllung von Berichtspflichten
• Bewerbungsverfahren: Durchführung von Rekrutierungsprozessen, Prüfung der Eignung von Bewerbern, Kommunikation mit Bewerbern
• Newsletter und Marketing: Versand von Newslettern (nur mit Einwilligung), Information über Veranstaltungen und Angebote, Öffentlichkeitsarbeit für die Kulturförderung
• Rechtliche Verpflichtungen: Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, Einhaltung regulatorischer Anforderungen (z.B. Bundesgesetz über die Archivierung)

5. Empfänger von Personendaten

Innerhalb von Pro Helvetia haben nur diejenigen Personen Zugang zu Ihren Personendaten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Darüber hinaus können wir Ihre Personendaten u. a. an folgende Empfänger weitergeben:

• Dienstleister und Auftragsbearbeiter: z. B. IT-Dienstleister (Hosting, E-Mail-Versand, Cloud-Services), Ostendis AG (E-Recruiting-Lösung, UID: CHE-102.097.261), Google Inc. (Google Analytics, Google Maps), Campaign Monitor (Newsletter-Versand), Real Cookie Banner (Cookie-Consent-Management), Post und Transportunternehmen
• Netzwerk der Stiftung: z. B. Niederlassungen von Pro Helvetia im In- und Ausland, Schweizer Botschaften im Ausland, Partnerorganisationen im Zusammenhang mit Fördergesuchen und -projekten
• Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben oder zur Wahrung unserer Rechte erforderlich
• Dritte: im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung oder zur Durchsetzung unserer Rechte und Ansprüche

Unsere Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, Personendaten nur im Rahmen unserer Weisungen zu bearbeiten und die Vertraulichkeit zu wahren.

6. Bekanntgabe ins Ausland

Im Rahmen unserer Tätigkeiten können Personendaten ins Ausland bekannt gegeben werden.

Soweit wir Personendaten ins Ausland bekannt geben oder Auftragsbearbeiter im Ausland einsetzen, stellen wir sicher, dass die Empfänger einen angemessenen Datenschutz gewährleisten.

Je nach eingesetzten Dienstleistern können Daten in die EU/EWR oder in Drittstaaten übermittelt werden.

Einige Beispiele sind u. a. Niederlassungen von Pro Helvetia im Ausland, Schweizer Botschaften im Ausland oder internationale Partnerorganisationen im Rahmen von Kulturprojekten. Bei Fragen zu konkreten Übermittlungen ins Ausland kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@prohelvetia.ch.

7. Dauer der Datenaufbewahrung

Wir bewahren Ihre Personendaten so lange auf, wie dies für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist oder wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.

Vertragsdaten werden von uns langer aufbewahrt, da dies durch gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorgeschrieben ist. Solche Aufbewahrungspflichten ergeben sich u. a. aus Vorschriften der Rechnungslegung und aus steuerrechtlichen Vorschriften. Gemäss diesen Vorschriften sind geschäftliche Kommunikation, geschlossene Vertrage und Buchungsbelege bis zu 10 Jahren aufzubewahren. Soweit wir diese Daten nicht mehr zur Durchführung der Leistungen für Sie benötigen, werden die Daten gesperrt. Dies bedeutet, dass die Daten dann nur noch für ganz bestimmte Zwecke, wie die Rechnungslegung und für Steuerzwecke, verwendet werden dürfen.

Sie können die Löschung Ihrer Personendaten jederzeit selbst beantragen, indem Sie uns ein entsprechendes Begehren an privacy@prohelvetia.ch zukommen lassen. Wir werden Ihrem Begehren umgehend nachkommen, sofern wir nicht aus anderen Gründen (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Wahrung rechtlicher Ansprüche) zur weiteren Aufbewahrung verpflichtet sind.

8. Rechte der betroffenen Person

Sie haben im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Personendaten folgende Rechte:

8.1. Widerrufsrecht

Sofern Sie uns für die Bearbeitung von Personendaten Ihre Einwilligung erteilt haben, können Sie ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. Dadurch wird die Rechtmässigkeit der Aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung nicht berührt. Es ist möglich, dass durch den Widerruf die Schweizer Kulturstiftung Pro Helvetia  die Daten nicht mehr gemäss ihren Prozessen bearbeiten kann, was zur vorzeitigen Auflösung eines Vertragsverhältnisses mit der betroffenen Person führen kann. Dies kann zusätzliche Kosten für die betroffene Person verursachen.

8.2. Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob Personendaten über Sie bearbeitet werden. Die Auskunft wird in der Regel innerhalb von 30 Tagen erteilt.

8.3. Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, die Berichtigung ihrer Personendaten zu verlangen.

8.4. Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, die Löschung ihrer Personendaten zu verlangen, welchem wir nachkommen werden, soweit nicht Gesetz oder übergeordnete Interessen entgegenstehen.

8.5. Recht auf Datenherausgabe oder Datenübertragung

Sie haben das Recht bei gegebenen Voraussetzungen die Herausgabe oder Übertragung ihrer Personendaten in einem gängigen elektronischen Format verlangen.

8.6. Recht auf Anzeige bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) eine Anzeige gegen die Bearbeitung von Personendaten zu machen, welche gegen die gesetzlichen Vorschriften verstösst.

Kontakt EDÖB:
Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter
Feldeggweg 1
CH-3003 Bern
www.edoeb.admin.ch

Für die Ausübung Ihrer Rechte senden Sie uns bitte eine schriftliche Mitteilung per Post oder E-Mail an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

9. Cookies und Tracking Technologien

Zur Verbesserung unseres Produktangebotes verwenden wir auf unseren Internetseiten so genannte «Cookies». Cookies ermöglichen es uns, Ihr Endgerät wiederzuerkennen und Ihre Einstellungen zu speichern.

9.1 Arten von Cookies

• Notwendige Cookies: diese Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden. Sie dienen der Bereitstellung grundlegender Funktionen wie Navigation und Zugriff auf sichere Bereiche.
• Funktionale Cookies: diese Cookies ermöglichen erweiterte Funktionalitäten und Personalisierung, wie z.B. die Speicherung Ihrer Einstellungen.
• Analyse-Cookies: diese Cookies helfen uns zu verstehen, wie Besucher mit unserer Website interagieren, indem sie Informationen anonym sammeln und auswerten.

9.2 Von uns eingesetzte Cookies und Tools

Google Analytics: Wir verwenden Google Analytics zur Analyse der Website-Nutzung. Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse Ihrer Nutzung der Website ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Nutzung werden in der Regel an einen Server von Google übertragen und dort gespeichert (siehe Abschnitt 6 zur Auslandbekanntgabe).Sie können die Erfassung durch Google Analytics verhindern, indem Sie das Browser-Plugin zur Deaktivierung von Google Analytics installieren:

https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

Google Maps: Wir verwenden Google Maps zur Darstellung von Karten. Bei Aufruf einer Seite mit Google Maps werden Daten an Google übermittelt.

Campaign Monitor: Für den Newsletter-Versand verwenden wir Campaign Monitor. Dabei werden Öffnungsraten und Klicks ausgewertet.

9.3 Cookie-Consent-Management

Zur Verwaltung der eingesetzten Cookies und ähnlichen Technologien (Tracking-Pixel, Web-Beacons etc.) und zur Einholung Ihrer Einwilligung setzen wir das Consent-Tool «Real Cookie Banner» ein.

Details zur Funktionsweise von Real Cookie Banner:

https://devowl.io/de/rcb/datenverarbeitung

Die Bearbeitung von Personendaten durch Real Cookie Banner erfolgt:

• Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit anwendbar)
• Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Verwaltung von Cookie-Einwilligungen

9.4 Ihre Wahlmöglichkeiten

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über das Cookie-Banner auf unserer Website anpassen.

Alternativ können Sie Cookies in Ihren Browser-Einstellungen verwalten:

• Cookies komplett ablehnen
• Nur bestimmte Cookies zulassen
• Cookies nach Beendigung der Browser-Sitzung löschen
• Cookies manuell löschen

Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung von Cookies die Funktionalität unserer Website einschränken kann.

In den von uns verwendeten Cookies werden keine direkt identifizierenden Personendaten gespeichert. Es werden lediglich pseudonymisierte Informationen erzeugt, anhand derer wir keine Rückschlüsse auf Ihre Identität ziehen können.egen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an privacy@prohelvetia.ch.

10. Bewerbungen

Über prohelvetia.ch und Online-Stellenbörsen veröffentlichen wir unregelmässig Stellenanzeigen. Interessierte können sich online oder per E-Mail bei uns bewerben. Spontanbewerbungen sind ebenfalls möglich.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses bearbeiten wir folgende Kategorien von Bewerberdaten:

• Persönliche Angaben (Name, Adresse, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Lebenslauf und beruflicher Werdegang
• Ausbildungsnachweise, Zeugnisse, Diplome
• Motivationsschreiben
• Referenzen
• Weitere von Ihnen eingereichte Unterlagen

Für den Bewerbungsprozess arbeiten wir mit der E-Recruiting-Lösung der Ostendis AG, CH-5706 Boniswil (UID: CHE-102.097.261). Ostendis AG übernimmt als Auftragsbearbeiterin die Datenspeicherung und stellt Prozesse zur Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen bereit. Es werden keine automatisierten Entscheidungsverfahren (Profiling, Matching) eingesetzt. Alle Entscheidungen im Bewerbungsprozess werden von Menschen getroffen.

Weitere Informationen und die Datenschutzrichtlinien der Ostendis AG finden Sie auf www.ostendis.com.

Sofern nach dem Bewerbungsverfahren ein Arbeitsvertrag geschlossen wird, speichern wir Ihre bei der Bewerbung übermittelten Daten in Ihrer Personalakte für die Dauer des Arbeitsverhältnisses und gemäss gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Bei der Absage einer Bewerbung löschen wir die uns übermittelten Daten automatisch 13 Wochen nach Abschluss des Rekrutierungsprozesses. Die Löschung erfolgt ausnahmsweise dann nicht, wenn die Daten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten zwingend länger gespeichert werden müssen oder wenn eine längere Speicherung, etwa bis zum Abschluss eines gerichtlichen Verfahrens, erforderlich ist. Sofern Sie ausdrücklich in eine längere Speicherung Ihrer Daten einwilligen, bspw. für Ihre Aufnahme in eine Bewerberdatenbank, werden die Daten aufgrund Ihrer Einwilligung weiterbearbeitet.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit durch Erklärung uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft widerrufen durchE-Mail an humanresources@prohelvetia.ch

11. Social Media und Plugins

Wir unterhalten Präsenzen auf verschiedenen Social-Media-Plattformen (z.B. Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube). Bei der Nutzung dieser Plattformen gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.

Unsere Website kann Social-Media-Plugins enthalten. Diese Plugins werden in der Regel erst nach Ihrer aktiven Zustimmung geladen. Erst dann werden Daten an die Betreiber der Social-Media-Plattformen übermittelt.

Für die Bearbeitung Ihrer Personendaten durch Social-Media-Plattformen sind die jeweiligen Plattformbetreiber verantwortlich. Wir haben keinen Einfluss auf den Umfang der erhobenen Daten und deren Verwendung durch die Plattformbetreiber.

12. Daten von Kindern

Soweit für uns erkennbar, bearbeiten wir Personendaten von Kindern und Jugendlichen unter 16 Jahren nur mit Zustimmung ihres gesetzlichen Vertreters.

Personen unter 16 Jahren müssen die Erlaubnis des gesetzlichen Vertreters einholen, bevor sie uns Personendaten übermitteln. Entsprechend ist die Nutzung unserer Webseite für Personen unter 16 Jahren, welche über keine Einwilligung ihrer Eltern verfügen, grundsätzlich unzulässig.

Darüber hinaus ist die Anmeldung zum Newsletter für Personen unter 13 Jahren, auch mit Zustimmung der gesetzlichen Vertreter, unzulässig.

13. Newsletter

Einen Newsletter von uns erhalten Sie nur auf ausdrücklichen Wunsch. Für den Versand des Newsletters verwenden wir das sogenannte „Double Opt-In-Verfahren“, d.h. wir werden Ihnen erst dann einen Newsletter per E-Mail zusenden, wenn Sie uns zuvor ausdrücklich bestätigt haben, dass wir den Newsletter-Dienst aktivieren sollen. Dazu werden wir Ihnen nach der Anmeldung eine Bestätigungs-E-Mail zusenden und Sie bitten, durch das Anklicken eines in dieser E-Mail enthaltenen Links zu bestätigen, dass Sie unseren Newsletter erhalten möchten.

Bei Anmeldung zum Newsletter bearbeiten wir: Ihre E-Mail-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anmeldung, Ihre Einwilligung und gegebenenfalls weitere freiwillige Angaben (Name, Interessen).

Wir nutzen Ihre E-Mail-Adresse für eigene Werbezwecke, insbesondere zur Information über Kulturveranstaltungen, Förderprogramme und Neuigkeiten von Pro Helvetia.

Die Abmeldung vom Newsletter ist jederzeit möglich durch Klick auf den Abmeldelink in jedem Newsletter oder E-Mail an privacy@prohelvetia.ch.

Die Abmeldung hat keine Auswirkung auf die Rechtmässigkeit der bis zur Abmeldung erfolgten Bearbeitung.

Für den technischen Versand des Newsletters beauftragen wir Campaign Monitor (siehe Abschnitt 6 und 9).

15. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienstleistungen sowie der Datenbearbeitung anzupassen.

Sofern Sie von der Änderung betroffen sind, werden wir Sie in geeigneter Form informieren (z.B. durch Hinweis auf der Website oder per E-Mail).

Die jeweils aktuelle Version der Datenschutzerklärung finden Sie auf unserer Website. Die Datenschutzerklärung begründet kein vertragliches oder sonstiges formales Rechtsverhältnis.

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Stand: Dezember 2025